Налоговый консультант

Щенев Олег Викторович

«Вы принимаете решение, моя задача -
помочь Вам выбрать лучшее»

Взгляд налогового консультанта

Расходы на личный транспорт работника

Вопросы возмещения расходов работника при использовании личного транспорта

Статья 188 Трудового кодекса РФ содержит условия предоставления работнику компенсаций расходов, связанных с использованием его личного имущества в интересах работодателя.

Одной из самых распространенных ситуаций, является использование работником личного транспорта.

Необходимость использования автотранспорта в служебных целях должна быть обоснована. Упоминание о разъездном характере работы необходимо включить в трудовой договор. Также в трудовом договоре должен быть определен размер возмещения расходов.

Расходы на выплату работнику компенсации могут быть отнесены к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, при выполнении ряда условий и в строго определенных размерах.

В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 269 Налогового кодекса РФ в состав расходов связанных с производством и реализацией, включаются:

«расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации».

В настоящее время, действуют нормы установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (ред. от 09.02.2004) «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».  Постановлением установлены следующие нормы: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 рублей в месяц, для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 1200 рублей в месяц и для мотоциклов - 600 рублей в месяц.

При выплате компенсации необходимо также обратиться к Письму МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта». В данном документе в частности, сказано:

«Выплата работникам производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации.

В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке».

Иных документов, в том числе путевых листов, для выплаты компенсации не требуется. Так Федеральный Арбитражный Суд Поволжского округа в Постановление от 30.05.2012 по делу N А12-15477/2011 указал следующее:

«В подтверждение правомерности включения спорных сумм в состав расходов Общество представило налоговому органу и суду копии технических паспортов на автомашины, находящиеся в личной собственности руководителя и бухгалтера истца, приказы о выплате компенсаций, копии расходных ордеров.

Согласно пояснениям Общества в связи с отсутствием собственного автотранспорта в проверяемом периоде личный транспорт работников использовался в производственной деятельности: для перевозки товаров, для служебных поездок. Размер компенсаций соответствовал законодательно установленным нормам.

Суды пришли к правомерному выводу о том, что Общество имело право заявлять расходы сумм компенсаций за использованный личный автотранспорт, обязательного условия ведения путевых листов не предусмотрено.

Письма Минфина Российской Федерации и Федеральной налоговой службы к актам законодательства о налогах и сборах не относятся.

Поскольку в актах законодательства о налогах и сборах указанный вопрос должным органом не регламентирован, суды обоснованно применили пункт 7 статьи 3 НК РФ, согласно которому все сомнения в актах законодательства о налогах и сборах подлежат истолкованию в пользу налогоплательщика.».